Études de cas
Dans une entreprise en protection incendie, nous avons
automatisé le classement des documents reliés aux comptes à payer. Il
s'agit des chèques et leurs pièces justificatives.
Nous avons intercepté l'impression des chèques afin d'y ajouter un code à barres
et de récupérer les métadonnées. Le chèque et les métadonnées sont
archivés dans le système Quaero. Par la suite, les préposés numérisent
les chèques avec les pièces justificatives. Le système Quaero les relient
aux métadonnées automatiquement.
Cette façon de faire permet de sauver beaucoup de temps au classement des
documents. En plus, cela a permis de récupérer l'espace occupé par les
classeurs où étaient entassés les documents pour les sept ans de conservation
requis par nos gouvernements. L'espace pour les documents de l'année
courante a été récupéré afin de faire des bureaux pour les acheteurs.
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